اجتماعات العمل تستغرق الكثير من الوقت دون جدوى.. أين الخلل؟
تعتبر اجتماعات العمل أحد المكونات الأساسية لسير وتنظيم العمل في الكثير من المؤسسات والشركات. لكن في الكثير من الأحيان تستغرق الاجتماعات الكثير من الوقت دون أن تحقق الجدوى من انعقادها فأين يكمن الخلل؟ خبير استشاري يوضح!
سواء كان ذلك أثناء فترة الجائحة أم لا، تستمر اجتماعات العمل لفترة طويلة أكثر من اللازم ولا تسفر دائما عن فوائد حقيقة. والمشكلة، بحسب أحد الخبراء، أن الكثير من الأشخاص يحضرون الاجتماعات بدون هدف واضح.
يقول كارستن زايفرت، وهو استشاري شركات ومدرب تحسين الكفاءة في أماكن العمل، إنه يجب ألا يتم دعوة سوى الأشخاص الذين لديهم شيء للمساهمة به في الاجتماع، سواء كان ذلك على تطبيق زووم أو في المكتب فعليا.
ولجعل الاجتماعات أكثر فاعلية، يقول زايفرت في منشور نشر على منصة « شينج » الإلكترونية للأعمال، أنه يجب على فريق العمل دائما ربط الدعوة لاجتماع بمهمة أو سؤال يحتاج لإجابة. وهذا يجعل المهمة سهلة للغاية فالجميع يعلمون الواجب الذي عليهم ويمكنهم الاستعداد للاجتماع بشكل ملائم ومن المرجح أنهم سوف يكونون أكثر استعدادا للمشاركة خلال الاجتماع لحل المسألة المطروحة.
حتى أن زايفرت يمضي ليقول إنه من وجهة نظره أي شخص ليس لديه خمسة دقائق على الأقل من التحدث البناء والمفيد أو الخبرة ذات الصلة يجب ألا يحضر الاجتماع. وإلا لن يكون هذا سوى إهدارا لوقته.
وغالبا ما يتم سحب الموظفين من عملهم أو قطع حبل أفكارهم لقضاء وقت في اجتماعات لمجرد أن المنظم اعتقد ببساطة أنه قد يكون هناك أي معلومات ذات صلة بهم أو أنه قد يكون لديهم ما يقولونه.
وينصح زايفرت المدراء بأن يرسوا مثالا يحتذى به. وهذا يعني: لا تحضر الاجتماعات التي تعتقد أنه يجب أن تحضرها لا لشيء سوى لمنصبك.
ومن المهم أن تحاول إنهاء كل اجتماع بسؤال: من يفعل ماذا ومتى؟ ويجب أن يلعب « التوقع الذي يهدف لتحقيق غرض » دورا بالفعل في التخطيط للاجتماع وأن يتم توصيله للمشتركين.
